dasar dasar korespondensi bisnis

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

  Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.

Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.

      Fungsi Surat Bisnis

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

·    Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.

·    Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis.

·    Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)

·    Alat untuk mengingat

·    Bukti sejarah (historis)

·    Pedoman kerja

·    Media promosi bagi pengirim surat

      Pengelompoka Surat

Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

×        Surat Bersampul

Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran

×        Kartu Pos

Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.

×        Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.

×        Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.

×        Memorandum (Memo) dan Nota

Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal Organisasi.

×        Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:

J  Surat Pribadi

Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

J  Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.

J  Surat Bisnis

Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.

J  Surat Sosial

Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

a)      Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.

b)      Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak.

c)      Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.

Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

1.      Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.

2.      Surat Konfidensial (terbatas)

Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.

3.      Surat Rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu.

Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian

·         Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.

·         Surat Segera

Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.

·         Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat.

    Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, antara lain: (1) kepala surat/kop surat (letterhead), (2) tanggal surat (date), (3) nomor, lampiran, dan perihal/hal (number, enclosed, subject), (4) alamat tujuan (inside address),(5) salam pembuka (salutation),(6) paragraf pembuka (firsh paragraph),(7) paragraf isi  (body paragfaph),(8) paragraf penutup (close paragraph), (9) salam penutup (complimentary close), (10) tanda tangan (signature), (11) nama jelas penanda tangan (name and titlle), (12) tembusan (notation), (13) inisial (initial)

      Bahasa Surat

      Format Lipatan Surat dan Amplop

Format Lipatan Surat

Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis, antara lain ;

·      Lipatan baku (Standard fold)

·      Lipattan setengah baku (semi standard fold)

·      Lipatan akordeon (accordion fold)

·      Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)

·      Lipatan tunggal (single fold)

·      Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold)

·      Lipatan model prancis (french fold)

·      Lipatan model baron (baronial fold)

Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya.

A.    Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

ü  Amplop biasa

ü  Amplop berjendela

B.     Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:

ü  Amplop resmi

ü  Amplop kartu

ü  Amplop bisnis

ü  Amplop pendek

ü  Amplop panjang

ü  Amplop lebar

×        Amplop katalog

×        Amplop mata berkait

×        Amplop mata bertali

C.     Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

ü  Amplop katalog

ü  Amplop mata berkait

ü  Amplop kancing bertali

      Contoh-contoh Surat Bisnis

Surat Pemesanan

Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service).

Surat Konfirmasi

Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.

Surat Pengaduan

Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

Surat Permintaan Informasi

Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga.

Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik  perorangan maupun organisasi.

Surat Penagihan

Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.

Surat Peringatan

Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.

Surat Perintah Kerja’

Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain, yang  berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yangg telah diseepakati.

Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu,

Surat Undangan RUPS

RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis,

Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

 Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.