dasar dasar korespondensi bisnis

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

  Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.

Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.

      Fungsi Surat Bisnis

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

·    Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.

·    Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis.

·    Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)

·    Alat untuk mengingat

·    Bukti sejarah (historis)

·    Pedoman kerja

·    Media promosi bagi pengirim surat

      Pengelompoka Surat

Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

×        Surat Bersampul

Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran

×        Kartu Pos

Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.

×        Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.

×        Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.

×        Memorandum (Memo) dan Nota

Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal Organisasi.

×        Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:

J  Surat Pribadi

Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

J  Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.

J  Surat Bisnis

Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.

J  Surat Sosial

Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

a)      Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.

b)      Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak.

c)      Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.

Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

1.      Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.

2.      Surat Konfidensial (terbatas)

Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.

3.      Surat Rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu.

Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian

·         Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.

·         Surat Segera

Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.

·         Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat.

    Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, antara lain: (1) kepala surat/kop surat (letterhead), (2) tanggal surat (date), (3) nomor, lampiran, dan perihal/hal (number, enclosed, subject), (4) alamat tujuan (inside address),(5) salam pembuka (salutation),(6) paragraf pembuka (firsh paragraph),(7) paragraf isi  (body paragfaph),(8) paragraf penutup (close paragraph), (9) salam penutup (complimentary close), (10) tanda tangan (signature), (11) nama jelas penanda tangan (name and titlle), (12) tembusan (notation), (13) inisial (initial)

      Bahasa Surat

      Format Lipatan Surat dan Amplop

Format Lipatan Surat

Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis, antara lain ;

·      Lipatan baku (Standard fold)

·      Lipattan setengah baku (semi standard fold)

·      Lipatan akordeon (accordion fold)

·      Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)

·      Lipatan tunggal (single fold)

·      Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold)

·      Lipatan model prancis (french fold)

·      Lipatan model baron (baronial fold)

Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya.

A.    Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

ü  Amplop biasa

ü  Amplop berjendela

B.     Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:

ü  Amplop resmi

ü  Amplop kartu

ü  Amplop bisnis

ü  Amplop pendek

ü  Amplop panjang

ü  Amplop lebar

×        Amplop katalog

×        Amplop mata berkait

×        Amplop mata bertali

C.     Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

ü  Amplop katalog

ü  Amplop mata berkait

ü  Amplop kancing bertali

      Contoh-contoh Surat Bisnis

Surat Pemesanan

Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service).

Surat Konfirmasi

Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.

Surat Pengaduan

Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

Surat Permintaan Informasi

Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga.

Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik  perorangan maupun organisasi.

Surat Penagihan

Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.

Surat Peringatan

Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.

Surat Perintah Kerja’

Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain, yang  berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yangg telah diseepakati.

Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu,

Surat Undangan RUPS

RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis,

Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

 Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.

penulisan pesan persuasif

PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF

       Perencanaan Pesan-pesan Persuasif

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuatnya mereka setuju.

ü  Anilisis Audiens

Untuk siap melakukan persuasi mungkin diperlukan waktu cukup lama, bukan saja mingguan bahkan bulanan. Mengapa? Karena setiap orang mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda dan setiap orang akan merespons setiap pesan yang disampaikan secara berbeda pula.

ü  Pertimabang Perbedaan Budaya

Pemahanan anda terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu anda dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka memandang anda.

ü  Memilih Pendekatan Organisasinal

Sebagaimana dengan penyampaian pesan-pesan rutin dan bad-news, anda perlu memilih pendekatan organisasional yang tepat berdasarkan kemungkinan reaksi audiens terhadap pesan yang anda sampaikan. Hakikat persuasi adalah untuk meyakinkan audiens anda atau mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan mereka.

      Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif

Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu menetapkan kredibilitas, membuat kerangka argumentasi audiens, menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis, dan memperkuat posisi anda dengan penggunaan bahasa yang baik dan tepat.

ü  Menetapkan Kredibilitas

Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas anda.

Cara-cara lain utuk menambah kredibilitas antara lain: jadilah seorang yang ahli (pakar) dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam melakukan penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, dsb.

ü  Kerangka Argumentasi

Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya, Anda telah siap untuk membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire, Action).

a.     Attention (perhatian)

Pada fase ini, anda harus dapat meyakinkan audiens segera di bagian permulaan bahwa Anda mempunyai sesuatu yang berguna untuk Anda sampaikan.

b.    Interest (minat)

Pada fase ini, Anda menjelaskan relavansi pesan-pesan Anda dengan audiens. Kembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan agak rinci.

c.    Desire (hasrat)

Pada fase ini, anda membuat audiens untuk mengubah keinginannya denag menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens.

d.    Action (tindakan)

Pada fase ini, Anda menyarankan tindakan spesifik yang anda inginkan terhadap audiens. Selanjutnya, perlu diingat kembali bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang akan dilakukan tersebut. Yang lebih penting adalah bagaiman mempermudah audiens untuk tindakan tersebut.

ü  Memilih Daya Pemikat

Kebanyakan pesan-pesan menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat yang emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.

§  Pemikat Emosional

Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan atau memilih kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang, misalnya kebebasan, merdeka, nilai , penghargaan, kenyamanan dan keamanan.

§  Pemikat Logika

Ketika Anda memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini:

Analogi

Analogi adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti spesifik pula. Untuk melakukan persuasi kepada karyawan agar mau menghadiri  sesi perencanaan, Anda dapat menggunakan suatu analogi pertemuan komunitas, dengan membandingkan perusahaan Anda dengan komunitas kecil tempat karyawan Anda memberikan nilai  bagi anggota komunitas tersebut.

Induksi

Induksi (induction) adalah memberikan alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum. Untuk meyakinkan pelanggan potensial bahwa produk Anda adalah yang terbaik, Anda dapat melaporkan hasil tes pasar yang memprlihatkan bahwa oranglebih menyenangi produk Anda dibandingkan yang lain.

Deduksi

Deduksi (deduction) adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang spesifik. Untuk melakukan persuasi kepada pimpinan Anda dalam merekrut karyawan baru., Anda dapat menjelaskan dari proyeksi industri yang dapat meningkatkan produk dalam empat bulan ke depan.

§  Pertimbangan Etika

Dalam pemahaman yang positif, persuasi dapat digunakan untuk mmempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahan mereka dalam berbagai hal. Pelaku bisnis secara etis menginformasikan kepada para pelanggan yang berkaitan dengan manfaat ide, organisasi, produk, atau tindakan tertentu yang dapat memenuhi kebutuhan mereka.

      Menulis Perintaan Persuasi

Dalam membuat suatu permintaan persuasif perlu perhatian khusus terhadap manfaat yang didapat baik secara langsung ataupun tak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut.

Permintaan Persuasif untuk Tindakan

Apabila anda sudah betul-betul yakin bahwa pesan-pesan yang ingin anda sampaikan relevan dengan pembaca Anda, akhiri tulisan Anda dengan suatu permintaan atau permohonan tindakan spesifik.

Permintaan dan Pengaduan persuasif untuk Penyesuaian

Kebanyakan surat pengaduan (calim letter) dimulai dengan penyampaian pesan-pesan rutin. Namun demikian, Anda juga dapat menuliskan surat pengaduan persuasif dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian pembaca.

      Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana

Ada dua jenis pesan-pesan persuasif, yaitu surat penjualan (sales letter) dan surat permohonan bantuan dana (fundraising letters). Pesan-pesan ini meliputi brosur, formulir jawaban, atau surat-surat khusus lainnya. Penulisan surat tersebut memerlukan ketrampilan tulis-menulis yang cukup tinggi.

o   Perencanaan Pesan-pesan Penjualan

o   Pengorganisian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan

v  Menarik Perhatian

v  Membangun minat

v  Meningkatkan Hasrat

v  Memotivasi Tindakan

o  Perencanaan Pesan-pesan Permohonan Bantuan Dana

v  Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik

v  Tunjukkan kepada pembaca bahwa betapa pentingnya donasi yang Anda sumbangkan kepada pihak lain.

v  Kemukakan secara jelas betapa jumlah donasi yang dibutuhkan

v  Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.

penulisan bad news

PENULISAN BAD NEWS

                Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad-News

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu (1) penyampaian Bad News, (2) penerimaan pesan tersebut, (3) menjaga Goodwiil sebaik mungkin dengan audiens. Disamping itu, perlu juga dijaga citra organisasi/perusahaan sebaik mungkin.

ü  Menciptakan Audience-Centered Tone

Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan bad-news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektifitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal tersebut mempunyai tiga tujuan spesifik:

·           Membantu audiens anda mengerti bahwa bad-news menggambarkan keputusan yang tegas;

·           Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adil;

·           Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

ü  Memilih Perencanaan Organisasional

Ada dua perencanaan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (bad-news), yaitu pendekatan tak langsung (indirect approach) dan pendekatan langsung (direct approach).

a.       Pendekatan tak Langsung

Pendekatan Tak Langsung (indirect approach) merupakan pendekatan yang paling familier atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens (bad-news).

Dalam Pendekatan Tak Langsung terdapat 4 bagian penting, yaitu (1) pembuka, (2) alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif, (3) pernyataan bad-news, dan (40 penutup yang positif dan bersahabat

b.      Pendekatan langsung

Walaupun relatif jarang digunakan,  pendekatan ini memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad-news.

Suatu pendekatan langsung dapat diterapkan jika:

·      Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang di tuju.

·      Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.

·      Pesan disampaikan secara empati.

      Mengomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam dunia bisnis, sering kali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi.

ü  Bad-Newss tentang Produk

Bad-news berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk, penarikan kembali produk, kadaluarsa produk, produk rusak atau cacat. Bagi pelanggan, Bad-news tentang produk tentunya memberikan dampak negatif bagi mereka. Oleh karena itu, penyampaian Bad-news tentang produk perlu mempertimbangkan dampak negatif yang ditimbulkannnya.

ü  Penolakan Kerja Sama

Dalam dunia bisnis, menjalin kerja sama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang seharusnya dilakukan untuk lebih memperkuat jaringan pemasaran suatu perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa saja terjadi suatu penolakan kerja sama bilamana bentuk kerjasamanya merugikan di pihak lain.

ü  Penolakan Undangan

Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, anda dapat menggunakan pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung. Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat bergantung pada seberapa dekat hubungan anda dengan pihak lain.

    Penyampaian bad-News ke Pelanggan

Ketika anda ingin menyampaikan pesan bad-news kepada pelanggan atau calon pelanggan anda, perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca Anda tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis di kemudian hari. Oleh karena itu, ada tiga hal yang perlu mendapat perhatian.

1.      Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale)

2.      Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin.

3.      Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca Anda tidak kehilangan minat.

ü  Bad-news Tentang pesanan

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyampaikan pesan-pesan bad-news tentang pesanan (order). Dalam kaitannya dengan penulisan bad-news kepada pelanggan (customers), paling tidak ada jenis bad-news yang bisa disampaikan kepada pelanggan Anda, yaitu:

§ Anda hanya dapat memnuhi sebagaian produk yang dipesan, atau

§ Anda sama sekali tudak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut.

ü  Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan

Secara umum, untuk menjawab penolakan surat pengaduan, Anda dapat menggunakan perencanaan organisasional pesan dengan pendekatan tak langsung, yang menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat.

ü  Mengganti Produk

Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, anda dapat mengirim produk pengganti terhadap tersebut pelanggan.

ü  Tidak Memenuhi Pesanan

Kadang kala anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun dengan produk pengganti (unfillable orders). Apabila hal ini terjadi, tugas anda adalah menyatakan secara tegas bahwa anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan anda. Pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Salah satu cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan anda adalah membantu pelanggan dengan memberikan informasi dimana suatu produk dapat diperoleh.

      Bad-News Tentang Orang

Para manajer sering kali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak menguntungkan bila harus menyampaikan bad-news kepada para karyawannya.

ü Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

Bagaimana anda menulis surat penolakan untuk menulis surat rekomendasi (recomendation letter)? Pada prinsipnya, penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan pendekatan langsung dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.

ü  Penolakan Lamaran Kerja

Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, pendekatan langsung dapat digunakan. Namun untuk menolak surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan tidak langsung.

ü  Surat penolakan Kredit

Surat penolakan kredit oleh suatu organisasi dapat disebabkan oleh berbagai alasan, baik yang berkaitan dengan persyaratan administrasi yang tidak lengkap, tujuan kredit yang tidak sesuai dengan kebijakan organisasi, maupun karakteristik atau kanduite peminjam yang kurang baik.